AI-agents voor het werk dat je nu niemand laat doen

Waarom herhaalwerk maar de helft van het verhaal is

De meeste automatiseringsverhalen gaan over taken die iemand nu al doet. Iemand tikt bestellingen over, iemand controleert facturen, iemand beantwoordt statusvragen. Je pakt dat werk weg bij een mens en zet er een agent op. Duidelijk, meetbaar en makkelijk uit te rekenen: dit kost nu zoveel uur, dat kan een stuk minder.

Daarnaast ligt er werk dat wel waardevol zou zijn, maar dat niemand oppakt. Het gebeurt gewoon niet. Te saai om iemand voor vrij te maken, te veel om bij te benen, of te continu om vol te houden. Denk aan elke week alle prijzen in de markt langslopen, of elk binnengekomen contract regel voor regel checken op afwijkende voorwaarden.

Analisten van Gartner verwachten dat de meeste organisaties tegen 2028 stoppen met AI puur als hulpje naast bestaande taken en overstappen op agents die een heel proces of doel afhandelen[1]. De verschuiving zit precies hier: van werk overnemen naar werk toevoegen dat er anders niet was.

Werk dat een mens simpelweg niet volhoudt

Sommige taken zijn voor een mens gewoon geen goed idee. Ze zijn te repetitief, te saai of te onophoudelijk om er scherp bij te blijven. Iemand die de hele dag lange lijsten met cijfers vergelijkt, maakt fouten, omdat aandacht nou eenmaal verslapt.

Een agent heeft dat probleem niet. Die kan elke nacht je hele voorraad tegen openstaande orders leggen en ’s ochtends een lijstje neerleggen met wat niet klopt. Die kan continu regelgeving of leveranciersvoorwaarden in de gaten houden en een seintje geven zodra er iets verandert. Dat is een sterk punt van agents: ze werken onafhankelijk en buiten kantooruren, en kunnen zo bijvoorbeeld doorlopend documentatie bijwerken terwijl je team slaapt.

We spreken wekelijks met ondernemers die zulk werk graag zouden doen, maar waar het altijd bij een goed voornemen blijft. Er is nooit iemand die er tijd voor heeft, en als er al iemand voor wordt vrijgemaakt, zakt het na twee weken weg. Precies dat soort taken is waar een agent op zijn plek zit.

Werk dat te veel is om überhaupt aan te beginnen

Er is een derde soort werk dat blijft liggen: er is er simpelweg te veel van. Je hebt duizenden oude offertes, honderden klantgesprekken of jaren aan projectverslagen. Daar zit waardevolle informatie in, maar niemand gaat dat handmatig doorspitten. Het kost een halve fte een jaar, dus het gebeurt niet.

Een agent kan zich hier wel doorheen werken. Neem alle klantvragen van het afgelopen jaar. Een agent leest die door, haalt er patronen uit en legt je de drie problemen voor die het vaakst terugkomen. Of hij loopt je verkoopdossiers na en signaleert bij welke klanten je al maanden geen contact hebt gehad terwijl ze eerder goed bestelden.

Zo maak je informatie bruikbaar die nu ergens op een schijf staat te verstoffen. Je krijgt antwoord op de vraag waarom een bepaald type opdracht steeds uitloopt, en het bewijs eronder haalt de agent voor je bij elkaar uit al die verslagen. Werk dat je vroeger nooit zou beginnen, omdat de berg te groot was, levert nu ineens iets op.

Hoe je zelf ideeën vindt voor dit soort agents

De truc zit niet in de vraag welke taak veel tijd kost. Stel jezelf een andere vraag: wat zou je doen als je er gratis een medewerker bij had die nooit moe wordt en het niet erg vindt om saai werk te doen? Dat lijstje bevat vaak precies de agents die het meest opleveren.

Concreet helpt het om drie dingen langs te lopen. Ten eerste: welk werk hebben we altijd willen doen maar komt er nooit van? Ten tweede: waar zit informatie die we hebben maar niet gebruiken? Ten derde: welke controles doen we nu steekproefsgewijs terwijl we ze eigenlijk overal zouden willen doen? Uit die drie vragen rollen bijna altijd ideeën waar je nog niet aan gedacht had.

Bij Repetive zien we dat het maken van dit soort agents niet fundamenteel duurder is dan een agent voor standaard herhaalwerk. Het bijzondere zit hier: je zet er geen bestaande kostenpost tegenover, je maakt iets nieuws mogelijk. De afweging verschuift dan van hoeveel uur bespaar ik naar wat levert het op dat ik dit nu wél kan.

Waar je op moet letten voordat je begint

Niet elk werk dat blijft liggen, moet je aan een agent geven. Vraagt een taak echt om oordeelsvermogen met grote gevolgen, bijvoorbeeld een definitieve investeringsbeslissing of het beoordelen van een gevoelige personeelskwestie, dan hoort een mens aan het roer. Een agent kan hier prima het voorwerk doen en alles op een rij zetten. De knoop hakt iemand met verantwoordelijkheid door.

Let ook op werk waar de agent zelf kosten aanjaagt zonder rem. KPMG waarschuwt dat een agent die zonder financiële controle mag doorwerken flinke kosten kan opstapelen, tot duizenden euro’s per etmaal als niemand meekijkt[2]. Zet daarom altijd een grens en een controlepunt in. Juist omdat dit werk nieuw is, bepaal je van tevoren wat de agent wel en niet zelfstandig mag afhandelen.

Begin bij het werk dat al jaren blijft liggen

Het aantrekkelijke aan deze categorie is dat je niets hoeft af te pakken van je team. Je zet geen agent op de plek van een collega, je pakt werk op dat nu simpelweg niemand doet. Dat maakt de stap kleiner dan hij lijkt, want er raakt niemand iets kwijt.

Loop de komende week eens langs je eigen bedrijf met die ene vraag in je achterhoofd: welk waardevol werk blijft hier altijd liggen omdat er nooit tijd voor is? Zodra je dat lijstje op papier hebt staan, heb je meteen de meest kansrijke agents te pakken. Dit zijn de agents die iets mogelijk maken dat er tot nu toe gewoon niet van kwam.

Zo zie je per stap op kantoor welk werk een AI-agent voor je kan uitvoeren.